Jakarta (Humas MTs Negeri 8 Jakarta Barat) - Penggunaan teknologi di madrasah adalah satu keniscayaan karena dapat memperluas akses pendidikan, meningkatkan kualitas pembelajaran dan layanan. Di beberapa sekolah yang dikelola Pemda pemanfaatan digitalisasi sekolah sudah berjalan. Sesuatu yang baik dari manapun sumbernya bisa dijadikan acuan untuk mengembangkan sarana pendidikan. Itulah salah satu alasan MTs Negeri 8 Jakarta Barat berupaya untuk mengembangkan Ekosistem Digital Madrasah (EDM) yang diprakasai oleh bapak Habibillah, S.Kom, salah seorang pakar IT yang dimiliki MTs Negeri 8 Jakarta Barat. Ekosistem Digital Madrasah di MTsN 8 Jakarta dapat diakses melalui Menu Web MTsN 8 Jakarta --> Layanan EDM atau melalui shortcut http://s.id/ekom8
Latar
Belakang
Ekosistem digital Madrasah dibuat dengan latar belakang bahwa saat ini perkembangan Information Technology (IT) atau Teknologi Informasi sudah sangat pesat. Sementara di sisi lain banyak madrasah yang masih menggunakan sistem manual ataupun tradisional dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari. Sehingga akan sangat sulit saat pencatatan administrasi ataupun pelayanan kepada masyarakat madrasah.
Jika tidak dilaksanakan dengan tertib, disiplin dan berkelanjutan akan menyebabkan terjadinya sistem yang berantakan dan tambal sulam. Mengingat hal tersebut perkembangan IT seharusnya memberikan kemudahan bagi semua warga madrasah, terlebih sekarang Artificial Intelligence (AI) atau Kecerdasan buatan sudah sangat maju, demikian pula perkembangan dan kemampuan para peserta didik maupun masyarakat terhadap peralatan IT semakin meningkat sehingga dibutuhkan layanan satu atap yang bisa diberikan. Sehingga tidak ada catatan hilang dan kemudian kontrol terhadap pelaksanaan sistem ini berjalan dengan lancar dan diharapkan masyarakat bisa merasakan manfaat dari perkembangan teknologi itu sendiri.
Sejak kurang lebih 10 tahun MTs Negeri 8 Jakarta Barat sudah menggunakan Google yaitu Google Education. Pemanfaatan ini menjadi sarana untuk membangun Ekosistem Digital Madrasah yang tentunya berbiaya minim bahkan mungkin gratis. Karena jika membuat sistem seperti ini mungkin madrasah membutuhkan vendor-vendor dan harus berlangganan kepada penyedia data, hosting, domain dan lain sebagainya yang membutuhkan biaya yang tidak murah. Di lain sisi juga membutuhkan kehandalan sistem, sehingga ini menjadi kendala pembiayaan karena anggaran yang sangat besar untuk bidang IT ini.
Sebagai alternatif MTs Negeri 8 Jakarta Barat memanfaatkan kecerdasan buatan, layanan Google yang gratis untuk bisa menghasilkan suatu layanan dalam bentuk Ekosistem Digital Madrasah yang terpadu yang diharapkan berguna bagi warga madrasah. Itulah alasan yang mendasari Ekosistem Digital Madrasah ini dikembangkan. Semoga Upaya ini dapat menjadikan MTs Negeri 8 Jakarta Barat menjadi madrasah yang maju dalam bidang teknologi serta juga meminimalisir penggunaan anggaran madrasah.
Visi dan Tujuan Ekosistem Digital Madrasah
- Mendirikan pusat layanan terpadu yang lengkap untuk komunitas Madrasah.
- Pengguna Sasaran: GTK, peserta didik, orang tua dan Anggota komunitas lain yang mencari layanan dari madrasah
- Integritas administratif:
- Mencegah kehilangan rekaman data
- Memastikan pengendalian operasional yang handal dan kelancaran pelaksanaan sistem.
- Mengembangkan kematangan teknologi madrasah dengan meminimalkan dampak pada anggaran institusi
Pendekatan dan Teknologi
- Menggunakan Google Education yang telah digunakan selama 10 tahun sebagaiplatform utama.
- Menggunakan layanan Google gratis atau berbiaya rendah untuk membangun dan
- Menekankan kerja sama dalam ekosistem Google agar layanan-layanan dapatdisatukan dalam satu platform.
- Menghindari vendor yang mahal dan biaya berulang seperti langganan data, hosting, dan domain
- Fokus pada infrastruktur yang terjangkau, gratis dan dapat diandalkan yang disediakan oleh Google.
Manfaat yang Diharapkan
- Layanan yang disederhanakan dan mudah diakses untuk semua pemangku kepentingan Madrasah.
- Peningkatan konsistensi dan keberlanjutan administratif.
- Mengurangi risiko kehilangan data melalui sistem yang terintegrasi dan dikelola dengan baik.
- Efisiensi anggaran dengan mengutamakan solusi yang gratis atau berbiaya sangat rendah
- Peningkatan kompetensi komunitas dalam menggunakan alat IT yang sesuai dengan kemampuan modern.
Tantangan dan Keterbatasan
- Keterbatasan anggaran untuk pelaksanaan IT secara menyeluruh.
- Persyaratan keandalan bagi layanan inti dan infrastruktur.
- Diperlukan administrasi yang disiplin dan berkelanjutan agar sistem tidak menjadi terpecah-pecah dan bersifat ad-hoc
- Kemungkinan kompleksitas dan biaya dari hosting, domain, dan langganan yang dikelola oleh vendor.
Status Saat Ini
- Penggunaan Google Education yang sudah lama memberikan fondasi yang kuat untuk dikembangkan lebih lanjut
- Tim sedang bergerak maju untuk
menggabungkan layanan ke dalam satu ekosistem
Keputusan
- Melanjutkan pembangunan Ekosistem Digital Madrasah sebagai pusat layanan terpadu yang lengkap di MTs Negeri 8 Jakarta Barat
- Menggunakan Google Education dan layanan Google gratis sebagai tumpuan teknologi utama.
- Utamakan praktik administratif yang disiplin dan berkelanjutan agar keandalan sistem terjaga.
Risiko dan Mitigasi
- Menghindati biaya tambahan dari solusi yang dikelola oleh vendor
- GTK, peserta didik dan Warga MTs Negeri
8 Jakarta Barat harus bersiap menghadapi
- Mitigasi: Utamakan layanan Google
yang gratis atau berbiaya rendah untuk mengurangi
- Keandalan sistem dan pengendalian operasional.
- Mitigasi: Terapkan proses yang disiplin, pemantauan, dan tata kelola dengan menggunakan alat Google yang sudah terbukti keandalannya.
- Resiko Kehilangan data atau catatan yang terfragmentasi jika tidak diantisipasi
- Mitigasi: Pengelolaan data
terpusat, alur kerja yang distandarisasi, dan kemampuan
Tindak Lanjut
- Tentukan ruang lingkup dan katalog layanan untuk portal madrasah yang menyediakan layanan terpadu
- Lakukan inventarisasi proses administratif manual yang sedang berjalan dan prioritaskan proses yang perlu didigitalisasi terlebih dahulu.
- Lakukan evaluasi terhadap alat dan
konfigurasi Google Education yang dibutuhkan
- Buat kebijakan tata kelola data, retensi, dan pencadangan untuk mencegah hilangnya data
- Buatlah rencana peluncuran secara
bertahap yang mencakup tonggak pencapaian,
- Siapkan materi pelatihan dan dukungan bagi GTK, peserta didik, dan orang tua
- Menetapkan pemantauan, kontrol akses, dan prosedur operasional guna memastikan keandalan
- Lakukan penilaian biaya untuk
memastikan ketergantungan pada layanan Google yang
- Mulai program pilot dengan layanan terbatas dan kumpulkan umpan balik untuk perbaikan berkelanjutan.
- Memastikan persetujuan organisasi
dan kesesuaian anggaran untuk rencana pelaksanaan penggunaan layanan digital madrasah ini efektif dan efisien dilaksanakan
(Informasi ini dikutip dari penjelasan langsung bapak Habibillah, S,Kom yang memprakarsai EDM)